สถานะของออเดอร์

สถานะคำสั่งซื้อใน WooCommerce

ทุกออเดอร์ที่อยู่ในหน้าจัดการออเดอร์จะมีสถานะเป็นของตัวเอง สถานะจะเป็นตัวบอกการเดินทางของออเดอร์ โดยเริ่มจาก รอการชำระเงิน (Pending Payment) ไปสิ้นสุดที่ จัดส่งแล้ว (Completed)

สถานะของออเดอร์มีทั้งหมดมี 7 สถานะ

1. รอการชำระเงิน (Pending Payment)
   หมายถึง คำสั่งซื้อถูกสร้างขึ้นแล้ว แต่ยังไม่มีการชำระเงิน รอลูกค้าชำระเงินตามรายการสั่งซื้อนั้นๆ

2. รอแจ้งชำระเงิน (On hold)
   หมายถึง คำสั่งซื้อนั้นกำลังรอยืนยันการแจ้งชำระเงินจากลูกค้า มักเป็นการชำระเงินด้วยวิธีโอนเงินผ่านธนาคาร ที่ไม่มีการยืนยันการชำระเงินทันที ต้องการการตรวจสอบการชำระเงินด้วยตัวร้านค้าเอง ในสถานะนี้สินค้าจะถูกหักจากสต๊อคสินค้าแล้ว

3. กำลังดำเนินการ (Processing)
   หมายถึง คำสั่งซื้อถูกชำระเงินเรียบร้อยแล้ว และรอการจัดส่ง

4. จัดส่งแล้ว (Completed)
   หมายถึง คำสั่งซื้อถูกจัดส่งแล้ว เป็นสถานะสุดท้ายที่ไม่ต้องดำเนินการใดๆ เพิ่มเติม

5. ไม่สำเร็จ (Failed)

การที่ออเดอร์เปลี่ยนเป็นสถานะนี้ เพราะ

1. การชำระเงินเกิดข้อผิดพลาด เช่น กรณีชำระผ่านบัตรเครดิต
2. คำสั่งซื้อถูกลูกค้าละทิ้ง ไม่ถูกดำเนินการชำระเงินให้เสร็จก่อนระยะเวลาที่กำหนดไว้ (ระยะเวลานี้สามารถปรับแต่งได้ ในหน้า Woocommerce > ตั้งค่า > สินค้าคงคลัง > เรื่อง “การเก็บรักษาสินค้า”)

6. ยกเลิก (Cancel)
   หมายถึง คำสั่งซื้อนั้นถูกยกเลิกโดยแอดมินหรือลูกค้าเอง สต๊อคสินค้าถูกคืนกลับเข้าสู่ระบบ

7. คืนเงิน (Refunded)
   หมายถึง คำสั่งซื้อนั้นมีการคืนเงินให้ลูกค้า

ทุกๆจังหวะที่สถานะของออเดอร์เกิดการเปลี่ยนแปลง จะถูกบันทึกข้อมูล, วันเวลาไว้ใน บันทึกโน้ตคำสั่งซื้อ ทั้งหมด

การเปลี่ยนสถานะออเดอร์

การเปลี่ยนสถานะออเดอร์เกิดขึ้นได้ 3 วิธีหลัก คือ

1. เปลี่ยนเอง (Manual): ผู้ดูแลร้านเปลี่ยนสถานะผ่านระบบหลังบ้าน

2. อัตโนมัติ (Automatic): ระบบเปลี่ยนสถานะตามเงื่อนไข เช่น การชำระเงินสำเร็จหรือสินค้าถูกจัดส่ง

3. ปลั๊กอินเสริม: ใช้ปลั๊กอินช่วยจัดการสถานะ เช่น ระบบขนส่งหรือการชำระเงิน

วิธีเปลี่ยนสถานะทีละออเดอร์

วิธีที่ 1

🖼️

1. ไปที่หน้าตั้งค่า Wordpress เลือก WooCommerce ในแถบเมนูซ้ายมือ จากนั้นเลือกหัวข้อ คำสั่งซื้อ แล้วเลือกคำสั่งซื้อที่ต้องการ
2. หน้าจอปรากฏรายละเอียดทั้งหมดของออเดอร์ ตรงกล่องแสดงข้อมูลออเดอร์ สถานะจะแสดงสถานะปัจจุบันของออเดอร์นี้
3. คลิกที่ เมนูแบบเลื่อนลง (dropdown) แล้วเลือกสถานะที่ต้องการเปลี่ยน
4. คลิกอัปเดต เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

วิธีที่ 2

🖼️

1. ไปที่หน้าตั้งค่า Wordpress เลือก WooCommerce ในแถบเมนูซ้ายมือ จากนั้นเลือกหัวข้อ คำสั่งซื้อ
2. คลิกรูป ไอคอนตา (Preview) ที่อยู่ถัดจากหมายเลขคำสั่งซื้อ จะปรากฏหน้าต่างขนาดเล็กที่แสดงรายละเอียดอย่างย่อของรายการสั่งซื้อนี
3. ด้านล่างสุดของหน้าต่าง จะมีรายการสถานะเรียงตามลำดับให้เลือกกด (สามารถกดข้ามสถานะได้)
4. เมื่อคลิกที่สถานะใด รายการจะอัปเดตเป็นสถานะนั้นๆ ให้ทันที

วิธีเปลี่ยนสถานะหลายออเดอร์พร้อมกัน

🖼️

ถ้ามีหลายออเดอร์ที่ต้องเปลี่ยนสถานะพร้อมกัน สามารถเปลี่ยนด้วยคำสั่ง “คำสั่งเหมา (Bulk actions)”

1. ไปที่หน้าตั้งค่า Wordpress เลือก WooCommerce ในแถบเมนูซ้ายมือ จากนั้นเลือกหัวข้อ คำสั่งซื้อ
2. ติ๊กเลือกบริเวณข้างหน้าของออเดอร์ทั้งหมดที่ต้องการเปลี่ยนสถานะ
3. คลิกเมนูแบบเลื่อนลง (dropdown) ของคำสั่งเหมา (Bulk actions) แล้วเลือก เปลี่ยนสถานะออเดอร์
4. เลือกสถานะที่ต้องการ แล้วคลิกนำไปใช้ (Apply) ออเดอร์ที่เลือกจะเปลี่ยนเป็นสถานะดังกล่าวทันที

เปลี่ยนสถานะออเดอร์แล้วเกิดอะไรขึ้นบ้าง?

เมื่อสถานะออเดอร์เปลี่ยน ไม่ใช่แค่เปลี่ยนสีหรือข้อความในแถบสถานะเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อระบบหลายอย่าง เช่น การแจ้งเตือนลูกค้า, การตัดสต็อก

สถานะไปไหนจะเกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างไร

1. ลูกค้าและร้านค้าจะได้รับอีเมลแจ้งเตือน

ระบบแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติ จะแจ้งให้ลูกค้าและร้านค้าทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสถานะออเดอร์ โดยค่าเริ่มต้นจะมีอีเมลดังนี้:

1.1 ลูกค้าจะได้รับอีเมล เมื่อสถานะออเดอร์ …

• รอชำระเงิน (Pending Payment) → แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าระบบและแอดมินได้รับออเดอร์แล้ว หัวข้ออีเมลที่ลูกค้าจะได้รับคือ “คำสั่งซื้อใหม่ (New Order)”
• กำลังดำเนินการ (Processing) → แจ้งว่าร้านค้าเริ่มเตรียมสินค้าแล้ว และกำลังจะส่งสินค้า
• เสร็จสมบูรณ์(Completed) → แจ้งว่าสินค้าถูกจัดส่งเรียบร้อย
• คืนเงินแล้ว (Refunded) → แจ้งว่าลูกค้าได้รับเงินคืนแล้ว
• ยกเลิก (Cancelled) → แจ้งว่าคำสั่งซื้อถูกยกเลิก

1.2 ร้านค้าจะได้รับอีเมล เมื่อสถานะออเดอร์ …

• รอชำระเงิน (Pending Payment) → แจ้งเตือนให้ร้านค้าทราบว่ามีออเดอร์ใหม่เข้ามา
• สินค้าหมดสต็อก → แจ้งเตือนหากสินค้าคงเหลือเป็น “0”
• สินค้าคงเหลือต่ำ → แจ้งเตือนถ้าสต็อกสินค้าใกล้หมด

[!Note]

• สามารถเปิด/ปิดอีเมลแจ้งเตือน หรือแก้ไขเนื้อหาอีเมลได้ที่ WooCommerce > การตั้งค่า > อีเมล
• จำนวนสินค้าหมดสต๊อค: แก้ไขและตั้งค่าได้ที่ Woocommerce > ตั้งค่า > สินค้า > หมวดสินค้าคงคลัง > กรอกตัวเลขในช่อง “จำนวนสินค้าหมดสต๊อค”
• จำนวนสินค้าคงเหลือ: แก้ไขและตั้งค่าได้ที่ Woocommerce > ตั้งค่า > สินค้า > สินค้าคงคลัง > กรอกตัวเลขในช่อง “จำนวนสินค้าคงเหลือ” เช่น ถ้ากรอก “2” หมายถึงว่า เมื่อรายการสินค้าชิ้นไหนเหลือจำนวนสต๊อก 2 ชิ้น ร้านค้าจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลโดยอัตโนมัติ

1. สต๊อกสินค้าเปลี่ยนแปลง

เมื่อเลือกเปิดโหมด “จัดการสต๊อก” ในหน้าตั้งค่าของ WooCommerce ระบบจะควบคุมและจัดการสต็อกสินค้าให้โดยอัตโนมัติ ตามสถานะของออเดอร์ที่เปลี่ยนไป

2.1 ยังไม่ตัดสต็อก เมื่ออยู่ในสถานะดังนี้ :

• รอชำระเงิน (Pending Payment) → ออเดอร์ถูกสร้างแล้ว แต่ยังไม่ได้ตัดสต็อก เพราะลูกค้ายังไม่ชำระเงิน

[!Tip] ระบบจะจองสต็อกชั่วคราวเป็นระยะเวลา XX นาที เมื่อมีการตั้งค่า “การเก็บรักษาสต็อกสินค้า” แต่หากลูกค้าไม่ชำระเงินภายในเวลาที่กำหนด สินค้าจะถูกคืนเข้าสต็อกอัตโนมัติ

แก้ไขและตั้งค่าระยะเวลาของการเก็บรักษาสต็อกสินค้า ได้ที่ Woocommerce > ตั้งค่า > สินค้า > หมวดสินค้าคงคลัง > “ระยะเวลาการเก็บรักษาสต็อกสินค้า XX นาที” หรือ ปล่องว่างไว้หากไม่ต้องการให้ระบบจองสต๊อกชั่วคราวจนกว่าออเดอร์จะอยู่ในสถานะ กำลังดำเนินการ (Processing)

• ล้มเหลว (Failed) → การชำระเงินไม่ผ่าน ระบบจะไม่ตัดสต็อก

2.2 ตัดสต็อกทันที เมื่ออยู่ในสถานะดังนี้ :

• กำลังดำเนินการ (Processing) → ระบบจะตัดสต็อกสินค้าอัตโนมัติ เพราะถือว่าได้รับการชำระเงินแล้ว
• เสร็จสมบูรณ์ (Completed) → สินค้าถูกส่งแล้ว สต็อกจะถูกตัดตั้งแต่สถานะเป็น “กำลังดำเนินการ”

2.3 คืนสต็อกกลับเข้าระบบ เมื่ออยู่ในสถานะดังนี้ :

• ยกเลิก (Cancelled) → ถ้าสั่งซื้อแล้วถูกยกเลิก ระบบจะคืนสต็อกสินค้า
• ขอคืนเงิน (Refunded) → เมื่อร้านค้าคืนเงิน ระบบจะคืนสต็อกให้ตามจำนวนสินค้าที่ถูกคืน